Cho dù hội nghị của bạn có được tài trợ bởi các nhà tài trợ hay không, bạn sẽ phải lập một ngân sách. Bạn cần biết tiền của bạn đang kiếm được và chi tiêu ở đâu.
Có ngân sách cũng sẽ giúp bạn đặt giá khi tham gia hội nghị. Dưới đây là các mục phổ biến nhất bạn muốn lập ngân sách cho:
Hội họp
Chỗ ở
Vận chuyển
Dịch vụ ăn uống
Lệ phí loa
Hoạt động
Tiếp thị
Thành viên trong nhóm
Chuẩn bị ngân sách với các ước tính thực tế cũng sẽ có ích khi tìm kiếm địa điểm và đàm phán hợp đồng.
Tìm nhà tài trợNếu bạn tự mình tài trợ cho hội nghị và không tìm kiếm nguồn doanh thu bên ngoài, bạn có thể bỏ qua bước này một cách an toàn.
Nếu không, bạn sẽ muốn ra ngoài tìm kiếm các nhà tài trợ hoặc sắp xếp những người gây quỹ. Điều quan trọng cần ghi nhớ là các nhà tài trợ và các giá trị của họ phải phù hợp với chủ đề của hội nghị của bạn. (Bạn có muốn McDonald tài trợ cho hội nghị của bạn Hãy nhận Fit Fit không?)
Bắt đầu bằng cách tìm nhà tài trợ tài trợ cho các chụp hình sự kiện tương tự hoặc thường được liên kết với các chủ đề chính của hội nghị của bạn.
Quyết định số tiền mà các nhà tài trợ nên có trong cách tổ chức hội nghị. Bạn sẽ cho phép thương hiệu và logo của họ trên mỗi thiết bị? Họ sẽ có thể mang theo loa của họ?
Hãy nhớ rằng: Đó là một sự cân bằng tốt giữa việc được tài trợ và hy sinh tính toàn vẹn của hội nghị của bạn. Bạn là thẩm phán nơi để vẽ đường đó.
Soạn thảo một mốc thời gian chi tiết cho chụp ảnh hội nghị của bạn bắt đầu sớm (8 giờ sáng là hợp lý) và kết thúc sớm (4 giờ chiều). Lên lịch kết hợp các diễn giả chính thức, hội thảo nhóm nhỏ và thời gian kết nối mạng miễn phí. Lên kế hoạch cho những người tham gia của bạn ăn cứ sau vài giờ, với một bữa ăn đầy đủ hoặc một bữa ăn nhẹ. Sau khi chương trình nghị sự trong ngày hoàn tất, hãy xem xét việc tổ chức một bữa ăn tối tại một nhà hàng gần đó hoặc giải trí địa phương như tour du lịch.
